מנהל החשבונות הוא דמות הכרחית בכל ארגון, גדול או קטן. הוא הדואג לניהול כל הפן הכלכלי של העסק, רישום הכנסות והוצאות, חישוב משכורת ובניית תלושי השכר והכנת מאזנים, פעם בשנה הניירות נמסרים לרואה חשבון לעיבוד ורישום נוסף. תוכנות הנהלת חשבונות וניהול תקציב חוסכות זמן רב ועבודה ידנית מייגעת.
הנהלת חשבונות לעסק או לבית
העיסוק בהנהלת חשבונות נחלק למספר רמות, הרמה הראשונה והפשוטה ביותר הוא הנהלת חשבונות סוג אחד ושתיים, למעשה כל אחד יכול לעסוק בזה, גם ללא תעודה מקצועית. לרמה מקצועית זו ניתן למצוא תוכנת לניהול חשבונות סוג אחד ושתיים, יתאים לעסק קטן.
הסוג השני הוא הנהלת חשבונות סוג שלוש, מדובר בתעודה שמתעמקת יותר בתחום, גם כאן ניתן למצוא תוכנה המותאמת לסוג.
התפקיד הבכיר ביותר הוא חשבונאי מדופלם, יכול לעסוק בכל התחומים של ניהול החשבונות, בנוסף בעל ידע בתחום המס, אומנם תוכנת ניהול חשבונות מגיעה עד הרמה הקודמת, סוג שלוש, אך החשבונאי הבכיר יכול לעסוק בתחומים שהם מעבר לניהול החשבונות הרגיל, לדוגמא, בניכויים וזיכויים של מס הכנסה, ולהשתמש בתוכנה עשירה יותר הכוללת גם פונקציות לניהול העסק, מתאים לעסקים גדולים ועצמאיים.
הנהלת חשבונות לעסק קטן ולעוסק מורשה יכולים להתבצע לבד. לעסק קטן / בינוני, לחברות קטנות עד בינוניות ניתן להעביר את הנהלת החשבונות למיקור חוץ (עוד בנושא – הנהלת חשבונות חיצונית במיקור חוץ) ואילו חברות גדולות לרוב מבצעות את הנהלת החשבונות בתוך החברה.
רישום בספר חשבונות
בספר החשבונות, ידני או ממוחשב, הרישום על פי החלוקה הבאה והיא ידועה ומקובלת:
נכסים- בקטגוריה זו יירשם שוויים של כל נכסי העסק, למשל: רכב עבודה וסכום הכסף שבחשבון העובר ושב. התחייבויות- התחייבויות שוטפות של העסק, למשל: הלוואות לטווח ארוך או חשבונות מול ספקים.
הון עצמי- זהו מאזן, נכסי החברה וכסף נזיל לעומת התחייבויות ופחת על הציוד, במצב בו שווי הנכסים גבוה מההתחייבויות, אזי, ההון העצמי חיובי, במצב הפוך תיתכן פשיטת רגל.
הכנסות- כסף מזומן שמתקבל ממתן שירות או מכירה.
הוצאות- כאן ייכתבו הוצאות שוטפות של העסק, כגון: משכורות, שכירות וחשבונות נוספים לתשלום.
עיקר עבודתו של מנהל החשבונות היא רישום כל הפעולות הכלכליות של העסק, בעבר הרישום היה ידני והמידע היה נשמר על פיסות קרטון. כיום במרבים העסקים, קטנים וגדולים, הרישום הוא ממוחשב. בד בבד עם ההתפתחות הטכנולוגית הממוחשבת פותחו בשוק גם תוכנות מחשב לניהול חשבונות, התוכנה מקלה על מנהל החשבונות ומעניקה חישובים מהירים ומדויקים יותר, התוכנה מקלה בעיקר בביצוע חישובים והפקת דוחות.
בשוק ניתן למצוא שני סוגים של תוכנות לניהול חשבונות, הראשונה היא תוכנה שהעסק רוכש לשימושו של מנהל החשבונות במחשב העסק, הסוג השני הוא של תוכנה שהשימוש בה מתבצע ברשת האינטרנט, המידע מוזן לאתר עם שם משתמש וסיסמה, האתר מפיק את הדוחות והחישובים הרצויים.
יתרונות השימוש בתוכנה
יתרונות התוכנה במחשב העסק הם שהתוכנה נרכשת פעם אחת ומדי פעם מתבצעים עדכונים, התוכנה בעסק ולכן בלתי אפשרי, כמעט, לפרוץ אותה, התוכנה זמינה תמיד ולא תלויה בשרתים, בדרך כלל התוכנה מלווה ביועץ טכני או ביקור טכנאי במקרה הצורך.
החסרונות יבואו לידי ביטוי במצבים בהם יש בעיה במחשב או בתוכנה, במצב זה חשבונות העסק יאלצו להמתין עד בו הטכנאי, אי אפשר לדעת מתי זה יקרה, זה עלול לקרות בדיוק בתקופה הלחוצה של השנה שבה יש להכין מאזנים ודוחות.
יתרונות השימוש בשירותי הנהלת חשבונות
יתרונות השימוש בתוכנת הנהלת חשבונות ברשת הם, תשלום חודשי קבוע, יתאים במיוחד לעסקים קטנים בשלבי ההקמה, התוכנה תמיד מתוחזקת בידי אנשי מקצוע, כמו כן הזנת הנתונים פשוטה וידידותית ביותר.
החסרונות של שימוש ברשת הם התלות הגמורה בשרת, בעומס המשתמשים ובאתר, הנתונים עולים לרשת ויש סיכוי להגעת הנתונים לידיים לא נכונות, אומנם האתרים מאובטחים אך יחסית למידע שנמצא בתוך המחשב, שיטה זו פחות בטיחותית.
החל משנות התשעים נהוג לפנות לבעלי מקצוע בתחום הנהלת החשבונות ולא להסתמך על ניסיון בלבד.
